第1章 - [MIS及專案管理]中小企業MIS的鳥事
不是技術，不是平台，而是管理
我其實想寫管理，IT的管理，尤其是中小企業的MIS管理。
第一個原因是，企業願意投資預算在資訊系統來改善營運流程，例如ERP、生產自動化等營運流程自動化，但有一個弔詭的地方，多數企業的MIS的內部作業及部門管理面卻依然活在石器時代：用Excel、email、甚至用紙本表單在管理。尤其中小企業的MIS，人少資源缺乏雜事又多，瞎忙卻展現不出IT部門人員的績效和價值，MIS寶寶心中有苦卻說不出，卻又被不斷地被指責MIS人員沒效率、沒管理。
第二個原因是，這幾年很多企業都在導入ISO27001，MIS為了ISO突然變成公司另一個文管中心，填寫一堆紀錄表單、列印紙本、簽名、資料夾歸檔變成日常作業不得不執行的瑣事，負責ISMS的同仁光管這些業務就飽了，更何況很多ISMS表單、紀錄的執行是其他部門及其他同仁在負責，彙整及追蹤就變成一個苦差事。ISMS應該是監控及稽核，MIS人員不應該戰死在文管作業上，這樣戰死有損MIS大將軍的專業尊嚴啊。
第三個原因是，我想要為缺少資源的中小企業MIS建立一個管理機制和秩序，讓MIS內部作業有品質有效率，可以把時間花在真正有價值的績效上。
本系列文章不是要寫MIS的技術，也不是單純只寫Redmine平台的功能介紹，而是在寫MIS業務的管理，透過一個簡易低成本且不需要技術能量就可以管理的平台，建構中小企業的MIS內部業務管理工具。平台上表單管理建構背後所代表的管理意涵，以及與MIS部門業務管理、ISMS(資訊安全管理系統)控制項要求的執行管理才是本系列文章想要跟大家分享與交流。
管理工具的選擇
有管理能量及較具規模的企業會用本身的資源解決這些問題，或納入或導入文管簽核系統、或導入Jira等工具去管理去管理MIS日益龐大的業務管理問題。 而沒有資源的小企業的MIS呢?有沒有低成本、不需要技術能力就能協助解決MIS這個管理上的問題工具呢?
這幾年我試著用不同的工具試圖建立一個幫助中小企業MIS的工具管理機制，概念中這個機制可以把MIS日常及計畫執行的所有紀錄透過管理工具可以有一個有秩序的管理，並用最簡單低成本的方法建立一個符合MIS業務的管理平台。
工具很多，商業軟體和自由軟體都有，MIS也可以自行寫程式開發，但我希望建立的是一個不需要太多技術也能夠維護的管理平台。
所以我以免費及自由軟體出發，我試過不同的CMS(內容管理系統)、PMS(專案管理系統)、免費的雲端專案應用軟體、甚至Google的協作平台，最後用Redmine並實際在某一家企業的MIS建構出一個MIS內部作業的管理平台。
選擇Redmine其中有一個很重要的理由，我對MIS部門希望以專案管理的概念去管理這個部門所有被賦予的任務和業務，Redmine的設計符合這樣的特性。
從A到A+
我很喜歡從A到A+這張圖。
有紀律的員工、有紀律的思考、有紀律的行動。
也就是，「找對的人」執行MIS，建立MIS「刺蝟原則」的做事方法，再選擇適當的平台工具-「以科技為加速器」讓MIS的業務在企業變得更有效率，MIS人員在企業的地位更專業且更有價值。
所以對的人很重要，管理思維很重要，管理工具平台很重要。
扯遠了? 哈哈，我就是硬想要把這張圖套在我這一系列文章分享當思考核心。
我就是愛張圖! 
圖：飛輪效應，來源：從A到A+
關於鳥..
決定要寫這個主題時，我腦袋閃過的題目是：「MIS的鳥人和鳥事-以專案管理工具建構鳥MIS的鳥巢」。
我原本口中的「鳥企業」、「鳥MIS」、「鳥人」、「鳥事」，翻成白話就是：「小企業」、「只有幾個甚至只有1個人-校長兼打鐘的小型MIS部門」、以及「在資源不足的狀況下要處理的MIS該負責的大事、小事和雜事」。
不過對於鳥事鳥人的標題文字一直有點小小的不安。為了力求題目的嚴謹免得惹得某些領域的人覺得我在羞辱他們的專業，所以後來我上網查了一下"鳥"的定義。不查也就罷了，一查完之後我更加覺得文字要保守些：除了是動物外，線上字典其他定義幾乎都是負面或帶點嘲笑意謂，更難聽的解釋是：「身體的XX器官」。
為了避免文章發佈後被獵巫，我還是修改了題目。但"鳥事"這二個字說甚麼都要保留。因為這是我個人在MIS工作深刻的體驗。中小企業多數的MIS都是在處理鳥事的可憐IT人員，沒錢沒資源搞不出什麼大事，只能處理小事和雜事日復一日上班下班，然後這幾年又流行來個天殺的ISO27001的ISMS表單落在肩膀上變成固定業務，對很多MIS的人來說，這不是鳥事甚麼才事鳥事?
什麼鳥事..
鳥事分二種話題：MIS人員作業層面的鳥事、企業經營階層看MIS管理的鳥事。
鳥話多到可以當一千零一夜的床頭故事。後話，後敘，若有機會的話。
不過我要說明的是，我就是想要建立工具平台去管理這些從MIS作業人員角度的日常業務的鳥事，而且也要從經營管理面去識別及管理MIS部門和人員現狀的高風險鳥事。
一個管理工具就像健達神奇蛋，「免費、解決MIS鳥事、讓老闆看到MIS的效率」--3個願望同時滿足。(哈哈，希望不是我個人自爽的願望!)
Last updated
