第14章 - [日常管理]MIS文件知識庫
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MIS的文件在哪?
MIS的合約檔案在哪?
資訊管理程序書最後一版是哪一版?
放到X槽?哪個路徑?
用Mail?哪一天的Mail?
Line群組? 但如何公司分開? 如何留下之前交換的訊息?
有沒有適合部門內同仁針對特定主題的討論、分享，並可以留下紀錄當成MIS知識庫的?
文件
檔案清單
新聞
論壇
舊的Redmine知識回顧
模組的設定：請參考系列文Day 7-[Redmine]專案版面的規劃
自訂欄位清單：請參考系列文Day 6-[Redmine]自行建立及維護表單
專案建立基本邏輯：請參考系列文Day 5-[Redmine]Redime系統邏輯說明
其餘本文有完成功能但沒做進行詳細畫面說明的：請參考系列Day 8開始的每篇文章的「本篇將學習到Redmine的功能重點」。每篇分享文都有當篇文章要新學習的Redmine某項功能的應用及設定方法的示範重點。
觀念交流：知識庫，不該是X槽(本文最後)
【需求名稱】：MIS文件知識庫
【權限需求】：MIS同仁有權限閱讀及更新
【適用場合】：MIS所有文件及知識交流
【模組需求】：
(X)議題追蹤
(X)工時追蹤
(O)新聞
(O)文件
(O)檔案
(O)Wiki
(O)版本控管
(O)討論區
(X)日曆
(X)甘特圖
預設的文件分類需要修改一下
[網站管理]/[列舉值清單]/[文件分類]：我們直接用修改及新增的方式建立我們需要的文件分類：
操作手冊
廠商合約
公文存檔
文件歸檔
文件分類設定完成後，就可以在[文件]中，建立文件歸檔的清單
[新聞]其實比較像最新消息，PO完之後會呈現在首頁。
論壇要先設定：[設定]/[論壇] 圖12、13、14
知識要經過分類。
知識要經過編碼。
知識要經過機密等級及被授權使用的概念，機密的資料不該輕易被移動到公共資料開放區。
知識要有專人在管理。
以上都不是X槽做得到的!
很多公司有X槽。
所謂的X槽，其實就是讓同仁可以放資料、交換資料的磁碟空間。有可能是File Server，可能是NAS，使用網路磁碟設定的方式依公司權限、部門權限、專案權限在網路磁碟存取公共資料夾。
從我個人的角度，X槽就是一個大型垃圾場的集合：
網路磁碟的檔案數量只會無限制地長大，而且重複、沒用的的資我估計至少60%，而且MIS還得天天備份這60%的垃圾。
網路磁碟的權限設計無法對有權限的人員的去追查存取紀錄
網路磁碟任意交換，不經意未被授權的人也可以看到資料，是公司營業秘密洩漏及資安一個大漏洞
有些中小企業公司的總務特別喜歡在網路磁碟中放一個Excel請人員填寫那些不是太重要也不是機密的的行政申請，例如加班的便當登記、交通車登記...很原始的作業模式，只因X槽的Excel最方便作業。
X槽最怕有權限的胖手指事件，尤其是高權限的MIS網管人員...結果會很慘!
好啦，我只是想說，知識庫就應該透過系統管理才叫知識庫。
Redmine是專案管理平台，並不是一個KM平台。但本系列文章是想要用Redmine建立MIS部門的管理平台，所以這邊講的是一個管理的概念，Redmine也提供文件管理基本需要的管理功能。
很容易使用，就，參考參考囉!
檔案在哪裡？
檔案要分享要放在哪裡?
MIS內部有沒有比較好的方式知識討論及分享?
其實KM是老議題，而且可以選擇的工具多如牛毛，也不是甚麼新鮮話題。 既然我們選擇了Redmine當部門的管理平台，就用Redmine的系統功能建立屬於MIS部門的文件知識庫。
先建立一個新專案，把不需要用到的模組取消選取，並在[概述]中說明主要的用途。 圖01、02
[文件]/[分類] 圖03、04、05、06
檔案清單是可上傳不分類的檔案，可作為檔案下載的用途，例如空白申請單 圖07、08
當然也可以作為知識文件的分享。 (圖09、10)
新聞會呈現在首頁，可以當最新消息使用(部門公告會重要是發佈) (圖11)
