第10章 - [日常管理]MIS部門週會工作進度追蹤
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MIS的工作來源通常有幾類：
(一) 來自User提出的需求
表單解決方案：【資訊服務申請】
(二) 來自主管交辦的事項(含AR)
表單解決方案：【MIS工作進度追蹤】
(三) 來自參與的專案工作
【各專案平台】
(四) 日常例行性工作：
表單解決方案1：【工作日誌】
表單解決方案2：【Time sheet】
本篇管理需求是要建立上述第(二)項【MIS工作進度追蹤】的表單解決方案。
其實這個管理需求和本系列文章前二篇介紹的【AR管理】、【資訊服務申請】很類似，連需求欄位資訊都只有少數差異，且都是從Issue 的角度去設計管理需求。但除了「進度追蹤」一樣是管理重點外，【MIS工作進度追蹤】和上述2個最大的不同是：
【MIS工作進度追蹤】是MIS部門內部的管理使用
需求上更著重在MIS人員的投入工時和實際績效的統計分析。
由於此專案成員是全部MIS的同仁，所以我們也將在此專案建立MIS內部的技術討論區。
使用「複製」現有專案來建立新的專案
專案不公開，僅限專案成員
指派專案成員工作
被指派的成員更新及維護該筆Kicket(表單紀錄)
群組的設定與使用
討論區的建立
進度追蹤：[開始日期]、[完成日期]、[完成百分比]、[狀態]的系統及管理意義
紀錄時間(填報工時)
舊的Redmine知識回顧
模組的設定：請參考系列文Day 7-[Redmine]專案版面的規劃
自訂欄位清單：請參考系列文Day 6-[Redmine]自行建立及維護表單
專案建立基本邏輯：請參考系列文Day 5-[Redmine]Redime系統邏輯說明
其餘本文有完成功能但沒做進行詳細畫面說明的：請參考系列Day 8開始的每篇文章的「本篇將學習到Redmine的功能重點」。每篇分享文都有當篇文章要新學習的Redmine某項功能的應用及設定方法的示範重點。
【議題名稱】：MIS工作進度追蹤
【權限需求】：
專案不公開，限MIS內部使用
MIS主管可指派MIS處理人員
被指派的人可以更新申請的表單和狀態
【適用場合】：MIS內部工作清單及進度紀錄
【追蹤標籤】：系統及報表開發、系統軟硬體維護、網路機房維護、User問題處理、其他
【分類】：ERP、BPM、Help Desk
【模組需求】：
(O)議題追蹤
(O)工時追蹤
(X)新聞
(X)文件
(X)檔案
(X)Wiki
(X)版本控管
(O)討論區
(O)日曆
(O)甘特圖
【欄位需求】：(同【資訊服務申請】，可參考上一篇)
(1)需求人員
(2)需求部門單位
(3)聯絡人分機/手機
(4)聯絡人e-mail
(5)希望完成日期
(6)實際提出日期
(7)實際完成日期
(8)MIS負責人
(9)急迫性
(10)需求摘要說明、
(11)相關檔案資料
(12)進度狀態
(13)MIS預估工時
【系統可使用之預設欄位】
概述：(10)需求摘要說明
狀態：(12)進度狀態
優先權：(9)急迫性
被分派者：(8)MIS負責人
開始日期：(6)實際提出日期
完成日期：(7)實際完成日期
預估工時：(13)MIS預估工時
完成百分比：由MIS維護
檔案：(11)相關檔案資料
【自訂欄位需求】
(1)需求人員 (文字)
(2)需求部門單位(文字)
(3)聯絡人分機/手機(文字)
(4)聯絡人e-mail(文字)
(5)希望完成日期 (日期)
複製【資訊服務申請】：因內容類似，可以複製專案再進行修改
[網站管理]/[專案清單]-->[複製]
[設定]/[專案]-[公開]：請不勾選
[設定]/[成員]：請指定成員(或直接設定[群組清單]：MIS) (圖：03、04、05、06)
[設定]/[議題追蹤]/[自訂欄位清單]：新增4個，並加入已有的[其他]
系統及報表開發
系統軟硬體維護
網路機房維護
User問題處理
其他(已有，勾選即可)
[設定]/[議題分類清單] [建立新分類] ：同【資訊服務申請】
[設定]/[論壇]/[建立新論壇]：我們建立2個MIS內部的論壇
MIS開發技術及議題交流
完成設定後[建立新議題]資料建立畫面如下：(圖08、09)
完成設定的論壇可作為MIS內部討論的交流平台：(圖10)
本此管理需求限MIS內部成員使用，所以我們將本專案設定成[不公開]，只有專案成員才有權限看到專案資訊。
登入前(匿名者) (圖11)
登入前後(MIS群組) (圖12)
完成後[議題清單]，可作為MIS部門之後檢討同仁工作進度的依據。(圖13、14)
這邊先說明幾個欄位的資訊在Redmine設計的意義
開始日期：就是這一張單子的有效開始日期
完成日期：正確的說法是，預計完成日期，而非實際完成日期
完成百分比：工作的完成進度
狀態：目前是處理中，或已結案
所以如果這張單子已經完成，最重要要更新的是[狀態]設為Close。其他完成百分比設100%。
再強調一次，[完成日期】在系統預設並不是實際完成日期喔。
當然，很多人把這個欄位當作實際完成日期在用，也OK，如果你不在乎預計完成日期資訊在甘特圖呈現的話。 所以理論上你若需要實際完成日期資訊，是需要自己[自訂欄位]的。
下圖的例子，你已經設了[完成日期]，[完成百分比]設100%，但因為[狀態]是"處理中"，所以仍然會出現逾期6天 (圖15)
被指定的同仁近來編輯此筆Ticket時，若完成後可以[記錄時間]，有就是處理這張單子所花費的實際工時。
一筆Ticket可以記錄一次以上的「紀錄時間」。
可以按[編輯]來輸入紀錄這張Ticket的實際工時，也可以開啟這張Ticket直接按[紀錄工時]。
議題我們留在後續的案例進行更深入的應用探討 (圖16、17、18)
別然後了!
當然是每週MIS工作進度用今天建構的「MIS工作進度追蹤」平台來檢討手中的工作進度!
當然是用「MIS工作進度追蹤」當作MIS員工績效的指標量化依據，讓主動優秀又有效率的員工出頭、讓打混摸魚沒效率的員工被看見、
當然是用「MIS工作進度追蹤」來檢討人力的配置是否不當
當然是用「MIS工作進度追蹤」的數字告訴老闆MIS的雜事已經多到影響你想做的AI智慧製造專案
當然是用「MIS工作進度追蹤」的管理統計告訴老闆，Help desk應該外包或找工讀生，讓網管人員專注在網管資安的監控和ISMS的執行
以上這些前提是執行力，在「MIS工作進度追蹤」平台的資料正確性及即時更新的執行力。要不然久了沒管理者看資料、MIS就開始沒更新、大家覺得那個平台的資訊荒廢已久與現實落差太大，所以又開始用Excel和Powerpoint石器時代的方式管理MIS，然後又走回每天處理MIS鳥事的惡性循!
請注意：本次需求增加[討論區]、[日曆]、[甘特圖]模組 (圖：01、02)
網管硬體議題交流 (圖07)
