第23章 - [變革管理]MIS的新專案管理：監控階段
監控階段(Monitoring and Controlling)
【輸入與輸出】
輸入資訊：專案計畫
產出文件紀錄：專案文件及檔案、專案溝通文件、專案會議文件
【主要目的】：在確保專案的所有進度狀況及問題被有效地追蹤記錄、分析評估、及檢討處理。
【主要活動】：包含控管現況、解決問題及管理溝通與文件等。
【成員任務】：監控的工作由專案經理及專案團隊成員來負責。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
範例專案
監督階段在系統上的3個角色
(1)被分配者
被分配者就是被指派負責這項工作的人
分配的類別有對應到成員，調整分類就會自動填入被分派者，能幫助不熟悉用戶職權的人輕鬆的做議題分配
議題狀態變更Mail通知
Mail通知在專案執行實務上的運用
過多的通知就是沒有通知，實務上很多人對專案管理系統發出的Mail通知不讀不回(根本是當作垃圾郵件對待)，尤其是被設定為監看者更是常見的現象。原因是，系統發出太多不重要的異動細節，收件人已麻痺而直接忽略系統發的通知。
解決此問題的其中一個方法是：不設定【監看者】，就不會有人每天都收到一堆Redmine發出的通知信件。若真有需要發通知給特定人士，再用【提及】的方式指定收mail人員。
專案監督-甘特圖
專案計畫進度與實際實施進度比較與檢討
在Redmine提供的甘特圖，灰色代表計畫
灰色：[開始日期]-[完成日期] (就是計畫日期)
綠色：完成百分比
專案監督-議題清單詳細資料
專案監督-議題清單查詢
專案監督-耗用工時
實際行動
系統工具只能做到提供異常資訊的主動警訊通知給相關人員，但有效的監督工作還是要靠人的敏感度去發掘、面對及提出矯正措施來修正已發生/可能發生的問題，以確保專案在預期內達到目標。
最後整理一下【監控階段】實際要做的工作內容：
專案的實際績效與專案管理計畫書進行比較。
評估專案績效，決定是否採取矯正措施或預防行動，並提出建議。
辨識新風險，分析、追蹤及監視現有風險，確保風險被辨識，報告風險現況，並適當的執行風險回應計畫。
維護準確且及時的專案產品、相關文件的資料庫。
提供資訊，支援現況報告、進度衡量及預測。
提供預測，更新目前成本及時程資訊。
對已獲准的變更，監控其執行情況。
向計畫管理階層報告專案進度與現況。
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