第23章 - [變革管理]MIS的新專案管理：監控階段

監控階段貫穿其他階段，如下圖，所以並不在廠商計劃書中規劃(上圖)的5個階段內。正確地說，我們是用專案管理工具去監督廠商規劃的這5個專案階段有沒有依計畫執行?有沒有偏差?有沒有需要矯正措施? 專案生命週期，資料來源：PMBOK

(1)被分配者
- 被分配者就是被指派負責這項工作的人
- 分配的類別有對應到成員，調整分類就會自動填入被分派者，能幫助不熟悉用戶職權的人輕鬆的做議題分配
- 「被分配者」和「分類」的設定細節，在本系列文章分享之前的範例有介紹及應用過，這裡就不再贅述。(圖01)
(2)監看者(watcher) 這個欄位有人把主管設定為主管，有人設定為協辦。反正除了[被分配者]外，新增新議題單時，需要收到mail通知的都可列為監看者。(圖02)
(3)提及(memtion)：在撰寫議題概述的時候常常會提到其他同事(ex:這項決議是哪位長官決定、這塊功能會由誰負責…)，可以用 @ 來操作設定，系統也會發送Mail通知給Memtion。如下圖 (圖03)

被分配者、監看者、提及的人會收到Mail通知。但要看Mail通知的類型是哪幾類。可在[網站管理]/[設定]/[電子郵件提醒選項] (圖04)

Mail通知在專案執行實務上的運用
- 過多的通知就是沒有通知，實務上很多人對專案管理系統發出的Mail通知不讀不回(根本是當作垃圾郵件對待)，尤其是被設定為監看者更是常見的現象。原因是，系統發出太多不重要的異動細節，收件人已麻痺而直接忽略系統發的通知。
- 解決此問題的其中一個方法是：不設定【監看者】，就不會有人每天都收到一堆Redmine發出的通知信件。若真有需要發通知給特定人士，再用【提及】的方式指定收mail人員。

專案計畫進度與實際實施進度比較與檢討
在Redmine提供的甘特圖，灰色代表計畫
- 灰色：[開始日期]-[完成日期] (就是計畫日期)
- 綠色：完成百分比
- 粉紅色：逾期囉 (包含當天已過了[完成日期]但進度還未100%，或今天已過了[開始日期，但進度為0%或不符[完成百分比]的日期]) (圖05、06)

下圖此張單子，已逾期1天，但完成進度只有70%，專案經理應該進行此項工作項目的檢討 (圖07)

Redmine提供非常彈性且有用的查詢工具，可依管理需求過濾查詢條件，此處不贅述，由需要的人自行依管理需求決定條件進行查詢。(圖8)

成本的估算很重要，Redmine提供了[工時預估]及[耗用工時]的資料維護。此本系列文之前有介紹過，不再贅述。只要到[耗用工時]依條件進行過濾及查詢。(圖9)

系統工具只能做到提供異常資訊的主動警訊通知給相關人員，但有效的監督工作還是要靠人的敏感度去發掘、面對及提出矯正措施來修正已發生/可能發生的問題，以確保專案在預期內達到目標。

最後整理一下【監控階段】實際要做的工作內容：

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