第8章 - [日常管理]AR管理

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本篇預期成果畫面

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https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220913/20151950mcR6V1fQFt.png

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管理議題：

在某些科技產業，工程師最怕highlight和AR。

所謂「highlight」，其實就是「某人做錯事，被點名出來負責或被責怪」的意思。被highlight的目標對象可大可小，可以從產品品質有問題，到桌面不乾淨。被highlight的人，必須將事情解釋清楚，提出改善方針。

而AR，中文是「待完成任務」（action required），指的是長官對部屬的行動要求。待檢討、改進的事項，待解決的問題，解決問題之後的效益評估事項，都可以成為AR。

在會議上被主管問到的問題，如果當下沒有好答案，事後會一一被列AR。所以，常聽到的「押AR」，就是要你在報告或會議紀錄上簽名，代表同意日後不能反悔。

如果老闆有一天跟MIS說，AR別再用Excel mail來mail去，把AR上系統管理吧?

你說：那還不簡單，用Share point吧?! 市面上有些EIP Potral的套裝產品就有了啊?!

孩子，醒醒吧，你是中小企業的MIS，錢要花在刀口上，老闆只說別用Excel了，可沒答應給你花大錢。要用商業軟體先把O.S.、DB及AP等連線人數授權費用估算一下給老闆看他點頭了再說。

如果如你預期這筆費用不屬於刀口，那就另外想其他方案囉! 老闆請你是來解決問題，不是來說問題，只會搖頭老闆就會把你當問題來處理。

不過你也別自怨自哀，這個問題也不大，能解決此問題的免費工具其實並不少。不過既然我們選擇Redmine當作MIS的管理平台，我們就用Redmine快速解決老闆交付的這個任務。

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本篇將學習到Redmine的功能重點：

• 專案成員對Ticket的進度的維護

• 被指派者的任務訊息

• 舊的Redmine知識回顧

  • 模組的設定：請參考系列文Day 7-[Redmine]專案版面的規劃

  • 自訂欄位清單：請參考系列文Day 6-[Redmine]自行建立及維護表單

  • 專案建立基本邏輯：請參考系列文Day 5-[Redmine]Redime系統邏輯說明

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管理資訊需求：

• 【議題名稱】：AR 管理 (Action Required)

• 【權限需求】：未登入者可瀏覽，由執行長秘書建立AR相關資訊，被指派的AR負責必須登入維護AR的狀態。

• 【適用場合】：主管會議、各專案會議、老闆口頭交辦

• 【追蹤標籤】：研發、生產、廠務、品保、資訊、人事、行政

• 【模組需求】：(O)開啟使用-設定勾選；(X)不使用-設定不勾選

  • (O)議題追蹤

  • (X)工時追蹤

  • (X)新聞

  • (X)文件

  • (X)檔案

  • (X)Wiki

  • (X)版本控管

  • (X)討論區

  • (O)日曆

  • (O)甘特圖

• 【欄位需求】

  • (1)AR提出人員

  • (2)AR來源

  • (3)AR建立日期

  • (4)要求AR進度報告日期

  • (5)AR負責人

  • (6)急迫性

  • (7)進度摘要說明

  • (8)相關檔案資料

  • (9)AR狀態

• 【系統可使用之預設欄位】

  • 概述：(7)進度摘要說明

  • 狀態：(9)AR狀態

  • 優先權：(6)急迫性

  • 被分派者：(5)AR負責人

  • 開始日期：(3)AR建立日期

  • 完成日期：(4)要求AR進度報告日期

  • 預估工時：X (因為，AR通常工時不重要耶)

  • 完成百分比：User選填

  • 檔案：(8)相關檔案資料

• 【自訂欄位需求】

  • (1)AR提出人員：董事長、總經理、副總、部門主管 (選單)

  • (2)AR來源：主管會議、專案會議、口頭要求(文字)

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專案設定：

• [設定]/[專案]-[公開]：請勾選

• [設定]/[成員]：請指定成員 (有設定成員才能被指派AR)

• [設定]/[議題追蹤]/[自訂欄位清單]：請新增2個新欄位

  • AR提出人員

  • AR來源

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議題管理：

• 完成設定後[建立新議題]資料建立畫面如下。

(圖01)

• AR的管理追蹤畫面如下：(圖02、03、04)

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https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220913/20151950CKYc8GFFMM.png

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進度維護

• 專案成員只要登入該筆議題資料，按[編輯]，即可更新議題進度資訊。

• 另外也可以使用[筆記]，最為這個AR的相關處理回應及記錄 (圖05、06、07)

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https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220913/20151950386jHog5Lt.png

被指派者的資訊

在[帳戶首頁]，可以看到自己配指派的工作及議題清單 (圖08)

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「被分配者」與「AR提出人」

• 請注意.. 「被分配者」..

  • 就是，就是這張AR的苦主..

  • 就是，傳說中被押AR的負責人

• 請再注意.. 「AR提出人」..

  • 就是在會議中下令這張AR的那位大長官

• 因為2個欄位很重要，所以要再三強調!!

(圖09)

看清了AR提出人，請再眼睜睜大看他說了甚麼...(圖10)

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AR上了系統，然後呢?

當然以後就是用這個在Redmine建立的AR管理系統檢討AR執行狀況啊!

• 被押AR的人要自己上平台更新進度

• 被押AR的人要自己上傳相關簡報和相關檔案

• 被押AR的人在會議中要打開這張AR跟老闆報告AR狀態，老闆聽完滿意狀態才可以改成"已完成"

• AR會議的秘書或助理以後就靠這個平台幫老闆管好所有AR，管好所有主管、所有工程師、所有阻礙公司前進不長進的員工!

完美!!

好吧...這個完美是Allan自己的想像而已啦..哈哈!

老話一句：工具沒有好壞，只有管理和執行力而已。完美的關鍵才不是平台，而是解決問題的思維和決心!