第3章 - [MIS及專案管理]管理工具的選擇
Last updated
Last updated
專案管理軟體非常多，從廣為大家熟知的MS Project Server，近幾年流行的雲端專案工具如Trello等，甚至最近2022中秋節前夕PCHome內部文件流出鬧上新聞說改革的第一波其中一項要重新導入專案軟體工具Asana...每一個軟體都有它優點和適用的情境場合和企業。
以下維基百科列出各種常見的專案軟體工具，他從幾個面向去幾個面向去對常見的專案軟體進行評估，有興趣的讀者可以比較參考：[] 圖3-1 專案管理軟體比較(維基百科截圖)
議題追蹤系統（Issue tracking system，縮寫ITS），又稱為故障通知系統、服務記錄，請求管理或事件記錄系統，維基百科的中文翻譯為「事務跟蹤系管理統」，它根據一個組織的需要來管理和維護議題事件。
ITS最被常用在IT的軟體開發過程，不論是一個新功能的提案、一個原有功能出了問題、或是關於專案的討論項目，我們都可以將它稱為「 Issue (議題) 」。
除了軟體工程外，ITS的概念運用，常見的地方如下：
客戶服務中心，用來建立、更新和解決客戶報告的問題。
組織內員工報告的事項。一條服務記錄應包括所涉及的帳戶和遇到的事務。
ITS通常還包含一個知識庫，這個知識庫包含每個客戶的信息、共同事務的解決方案和其它類似的數據。
常見的Issue Tracking system其實就像是一個多功能可追蹤Issue的討論區。可以幫助團隊記錄大家接下來要做的事情。
本系列的主題是用MIS的作業管理，而且希望以專案管理的方式管理MIS的業務。這時候我們就不得不先了解一下傳統瀑布式的專案管理和現在企業流行的敏捷式管理。
從軟體開發的方法來說明這二種專案管理的方法會比較清楚。
傳統瀑布式是以前常用軟體開發及專案管理的方法－瀑布式開發（Waterfall Development），較注重線型開發流程，從蒐集需求、產品設計、程式編寫、軟體測試到產品交付，要求一開始便將產品規格與細節都規劃清楚後才能進入開發流程。等到產品發佈才能驗證市場反應，一旦市場反應不佳或需求已改變，或是發現錯誤需要修正，都可能導致產品必須砍掉重練。
而敏捷開發（Agile Development）是於 1990 年代異軍突起的一種新型態軟體開發方法，可建立較短的開發循環，以漸進式的方式開發產品。換言之，就是將大型專案切分為較小的產品功能，隨著專案的進行逐步依據用戶及市場的反應修正產品路線。可因應商業環境與市場需求的變化，快速進行調整，是敏捷式開發最主要的核心價值。
敏捷開發雖然看起來能更能適應變化，但不表示所有專案都要採敏捷管理：
瀑布式專案管理適合需求和工作方法明確的專案，例如工程專案、舊有產品更新
敏捷則適合專案複雜度、技術不確定高的專案，像軟體開發、新產品研發等。
Trello是一款能管理專案、時程規劃、任務安排的工具。操作相對的簡易、功能卻很強大，整體來說是非常適合用於安排任何事情，許多公司甚至會以Trello為主要交代事項的溝通平台。
Trello同時也很適合利用於專案管理團隊的敏捷開發，透過簡易的視覺化介面，管理各個看板的工作事項，能夠將工作流程視覺化，輔助團隊的每個人時程控管並完成專案。
我很喜歡Trella直觀和便利貼式的專案管理方式，但對於導入在企業的MIS當主要管理工具我比較保留。一來是雲端工具若專案過程有企業內部機敏資料會有比較多的考量，二來是若要擴大到當成與其他部門的專案協同平台也需要先在企業內部先建立共識。
近幾年JIRA很紅，應該是源於敏捷式開發模式的流行。
JIRA這個單詞是取自於日文Gojira，是一套可用於需求管理、任務分派與Issue追蹤等專案管理工具，他是由Atlassian一家澳洲公司所開發，JIRA是該公司所開發的第一款軟體產品, 該公司於2002年成立時身為軟體工程師的他們需要一個具體的地方來記錄問題並進行協作, 他們厭倦了使用電子郵件或個人生產力工具(如Excel)來跟踪其開發人員的工作. 所以推出Jira來解決上述問題。該公司於2017年時也收購了另一套廣為人知的Kanban管理工具Trello。
JIRA先前有提供電腦下載版本，可以在電腦上安裝JIRA軟體來做使用，目前JIRA有提供Cloud與Data Center兩種版本，Cloud版本的Server運作端是由JIRA來維護，用戶可以直接官網上註冊就可以使用JIRA的服務，Data Center則是將JIRA部屬在本地端的伺服器中，由使用者自行管控JIRA的環境，比較適用於企業。
對於專案角度而言，Jira可以使用在以下2個面向的應用：
議題追蹤管理
敏捷(Scrum 或是看板) 專案開發
Redmine是一個網頁介面的專案管理與缺陷跟蹤管理系統的自由及開放原始碼軟體工具。它整合了專案管理所需的各項功能：日曆、燃盡圖和甘特圖 以協助視覺化表現專案與時間限制，問題跟蹤和版本控制。此外，Redmine也可以同時處理多個專案。 Redmine 是以 Ruby on Rails 撰寫的架構，它橫跨多個平台與資料庫，它的設計很明顯是受一些類似功能軟體包的Trac所影響。此外，它也是Bitnami 應用函式庫的一部份。
[Redmine 的特色]：
支援多個專案管理 (可以管理多個Project)
支援多個版本控制系統 (SVN、Git…)
支援多人管理 (可以設定每種角色的權限)
支援多種資料庫 (SQLite、MySQL)
多國語系 (預設就有中文介面可以選)
[Redmine 功能清單]：
多個專案管理
多種角色的存取控制
Ticket 管理
看進度、行事曆
文件、檔案管理
RSS、Email 通知
每個 Project 都有獨立 Wiki 系統
每個 Project 都有獨立討論區
時間追蹤
自訂欄位
支援多種版本控制系統
使用 email 產生 Ticket
LDAP 認證
使用者自行註冊
多國語系
支援多種資料庫(SQLite、MySQL、PostgreSQL)
[Redmine 專案管理前台]：
概觀 -- 快速總覽 (Bug、進度… 等)
活動
項目清單
建立新項目
甘特圖
日曆
新聞
文件
Wiki
檔案清單
版本控管
[Redmine 系統管理]：
專案清單
用戶清單
群組清單
角色與權限
追蹤標籤清單
項目狀態清單
流程
自訂欄位清單
列舉值清單
設定
LDAP 認證
附加元件
功能完整及工具免費：Redmine 為一個結合專案管理 (project management) 和議題追蹤管理 (issue tracking) 的管理系統，對文管人員和程式設計員來說，更大的優點在於它有版本控制系統，而且還是開放原始碼軟體。
可以安裝在地端：Redmine 是一個採用 ruby on rails 實作的 issue tracking system，它是開放原始碼的專案，所以可以自行下載安裝在伺服器上。
彈性與擴充：做為一個專案管理與問題追蹤系統，Redmine 具有很大的彈性與擴充能力，尤其是當我們在面對眾多單位求援時，怎麼依據不同的單位對應不同專案將會是重要課題；而每次的問題回報後的追蹤歷程，更是所有後續事件的重要參考依據。
資料安全：雲端工具的限制，例如企業全面使用的授權、資料安全性，目前尚無法在很多企業內部還有疑慮無法形成共識，這也是我雖然喜歡雲端工具但仍無法說服管理階層當成企業正式平台的理由。
支援多語言介面：我愛JIRA，雖然他也可以買地端版，但價格就是不便宜。另有一個重要的理由：JIRA是英文介面。這一點支援多語言及繁體中文變成Redmine的很大優勢。
設定 圖3-2 Redmine功能-專案管理前台
資訊 圖3-3 Redmine功能-專案管理系統管理
